Wiele wiadomości e-mail trafia do niewłaściwej strony.Joe, hodowca kóz/Flickr

Wiele osób, których nie znam, zaczyna e-maile od zgrzytliwego pozdrowienia „Mam nadzieję, że masz się dobrze”. Moja zwykła odpowiedź: Tak… nie znam Cię i czuję się na tyle dobrze, że mogę usunąć Twojego e-maila bez dalszego czytania.

Biorąc pod uwagę wyniki nieformalnej ankiety, wiele osób ma takie samo zdanie.

Catharine Hamm, redaktorka działu podróży „ Los Angeles Times , który otrzymuje niezliczone oferty od potencjalnych autorów i agentów PR, również boi się otrzymywać e-maile „Mam nadzieję, że masz się dobrze”. Dzięki łasce Bożej jestem zdrowy, ale co by było, gdyby tak nie było? zapytała. Jestem pewna, że ​​byłabym równie zła… Tym ludziom mówię tak: budowanie relacji oznacza pomaganie mi w wykonywaniu mojej pracy, a nie pytanie, jak się czuję. Oznacza to zrozumienie mojego rynku, a nie próbę zrozumienia mojej psychiki. Oznacza to identyfikację i zaspokojenie moich dziennikarskich potrzeb, a nie pomoc w znalezieniu mojego osobistego centrum.

Mówi Barbara Teszler, dyrektor generalna Teszler PR w Santa Monica w Kaliforniirozpoczynający się słowami Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Cię w dobrym zdrowiu, właśnie tam rozpoczyna się zimna rozmowa Nie rozłączaj się ani nie wyślij pocztą ważnych informacji zaznaczonych na czerwono na kopercie (ważną informacją jest to, że zostałeś wstępnie zatwierdzony do przyznania kredytu karta z firmą, na której Ci nie zależało). Ludzie wybierają opcję „Mam nadzieję, że masz się dobrze”, aby nawiązać osobistą więź – brzmi to tak, jakbyś już spotkał tę osobę, a ignorowanie lub odrzucanie kogoś, kogo poznałeś osobiście, jest bardziej niegrzeczne niż ignorowanie nieznajomej osoby nigdy się nie spotkaliśmy, więc teoretycznie istnieje większe prawdopodobieństwo, że Twój e-mail zostanie odczytany w ten sposób, ale wydaje mi się to wymyślone i nieszczere.

Mike Plugh, profesor komunikacji w Manhattan College, uważa, że ​​te pozdrowienia mają więcej wspólnego z interpretacją odbiorcy niż z nadawcą. Jeśli ktoś napisze: „Mam nadzieję, że miałeś wspaniały tydzień” lub „Mam nadzieję, że dobrze się czujesz”, istnieje szansa, że ​​miałeś okropny tydzień lub że daleko ci do „no cóż”, ale uznanie naszych wspólnych „ludzkość” jest prawdziwym przesłaniem, a nie konkretnymi nadziejami, mówi Plugh. Te przyjazne uprzejmości mogą wydawać się nieszczere, ponieważ patrzą na nas z białego ekranu, który z natury jest bezosobowy.

Serwer poczty e-mail wyświetla alerty dotyczące spamu lub niechcianych wiadomości e-mail.Zdjęcie: Ian Waldie/Getty Images

Zdaniem McClaina Watsona, dyrektora programów komunikacji biznesowej w Naveen Jindal School of Management na Uniwersytecie Kalifornijskim w Dallas, ludzie muszą się odprężyć. Jeśli zdanie „Mam nadzieję, że masz się dobrze” w e-mailu wywoła u Ciebie emocjonalną reakcję, oznacza to, że spełniło swoje zadanie, mówi Watson. Ton większości naszych codziennych e-maili jest proceduralny, transakcyjny i brzmi, jakby był pisany przez zombie dla zombie. Wyzwaniem dla tych z nas – takich jak ja – którzy chcą napisać e-mail dla ludzi z bijącym sercem, jest znalezienie sposobu na nawiązanie życzliwego kontaktu z czytelnikiem, tak aby nasz e-mail był czytany ludzkim głosem. „Mam nadzieję, że masz się dobrze” może nie jest najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu, ale w większości przypadków sprawdza się przyzwoicie.

Ekspert ds. etykiety, Brooke Straiton, zaleca pisanie e-maili od tyłu. Pierwsze zdanie powinno podsumowywać Twoje potrzeby lub intencję e-maila – mówi. Dzięki temu ktoś od samego początku będzie wiedział, czy jest to e-mail, którym należy się pilnie zająć, odłożyć go jako informacyjny, czy też podjąć jakiekolwiek inne odpowiednie działanie. Jeśli chcesz dodać „niuanse”, zostaw je na koniec.

Jill Tipograph, współzałożycielka Kariera na wczesnym etapie , firma konsultingowa pomagająca młodym ludziom w znalezieniu stażu lub pierwszej pracy, przyznaje, że od razu ciężko jest rozpocząć działalność gospodarczą, dlatego ważne jest znalezienie odpowiedniego podejścia. Należy ustalić swoją osobowość i autentyczność. Musisz znaleźć coś wygodnego i akceptowalnego pod względem podejścia. To nie jest rozwiązanie uniwersalne – mówi. Każda sytuacja jest inna. Podejście powinno odzwierciedlać pozycję i/lub wizerunek, jaki można znaleźć w Internecie.

horoskop na 15 lipca

###

Pitch Perfect: skuteczne sposoby na rozpoczęcie wysyłania wiadomości e-mail

The Startracker poprosił Jill Tipograph o wskazówki, jak ulepszyć e-maile:

Mam nadzieję, że ten e-mail uzna Cię za dobrego. Powinien być zarezerwowany na rozmowę telefoniczną lub e-mail uzupełniający z osobistym przedstawieniem. Jeśli nie znasz jeszcze tej osoby, najlepiej zastosować inne podejście.

Autentyczność musi być prawdziwa, inaczej nie idź tą ścieżką. Bądź profesjonalny, a nie swobodny. Pomyśl o zakupie karty: Czy wysłałbyś nadgorliwą lub zbyt szczerą kartkę osobie, której nie znasz?

Faryala Abdullahi

Błąd w podejściu konserwatywnym. Rozpocznij e-mail od Szanowny Panie/Pani/Dr.; przechodź do nazwisk osobistych dopiero po nawiązaniu relacji lub relacji. Cześć lub Hej jest zbyt zwyczajne. Używaj nazw własnych: Jeśli mają na imię Robert, nie nazywaj ich Bobem w pierwszym e-mailu.

Wspomnij o osobie polecającej (jeśli masz jej zgodę) – zawsze zaczynaj od imienia i nazwiska tej osoby w temacie i pierwszym wierszu. To twój atut. Drogi (puste) — polecił mnie (puste), który pomyślał, że będziesz osobą, z którą warto się skontaktować (puste).

Zwracaj się do ludzi, używając żargonu branżowego – ludzie z dziedzin kreatywnych mówią w jeden sposób, a ci z bankowości w inny. W każdym razie mądrze jest nie popadać w skrajności. Różne branże mają różne standardy.

Użyj zabójczego tematu e-maila – ludzie nie będą zawracali sobie głowy czytaniem samego e-maila, jeśli temat nie będzie rezonował. Upewnij się, że jest trafny, zwięzły i daje komuś powód do otwarcia. W dzisiejszych czasach bardzo dużo trafia do spamu, dlatego umieszczenie informacji o wspólnych zainteresowaniach, macierzystej uczelni lub osobie, która Cię poleciła, jest ważne i cenne.

Wyślij kolejną wiadomość e-mail — pierwsze wiadomości często nie są czytane. Wyróżnij się tym: mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień i chcę odpowiedzieć na mój e-mail z zeszłego tygodnia.

Zirytowany zwierzak

Unikaj emoji, ponieważ mogą wywołać złe pierwsze wrażenie.

Nie wspominaj o kimś bez jego zgody.

Nie przypisuj tej osobie pseudonimu. Historia: Niedawny absolwent college'u skontaktował się z Jill przez Internet i powiedział: „Hej, Jilly”. Od dzieciństwa nikt nie nazywał mnie Jilly, tylko mój wieloletni mąż, od czasu do czasu, nazywał mnie tak ujmująco – powiedziała. Bardzo się zniechęciłem.

Potrójny dowód – żenujące jest widzieć błędy ortograficzne i nieprawidłowe użycie gramatyki – zwłaszcza błędne imię i nazwisko lub firma danej osoby (pomyśl o podaniach na studia, np. błędna nazwa uczelni w eseju).

Nie proś o bezpłatną poradę lub pracę, nie oferując w zamian czegoś wartościowego. To zbyt asertywne i zniechęcające.